PERSOONLIJKE STIJL EN KWALITEITEN

Het mooie van iets ouder (en wijzer) worden is dat je ook jezelf beter leert kennen. Zo heb ik geleerd dat ik me prettig voel bij het ondersteunen van managers en collega’s op vlakken waar zij zich eigenlijk helemaal niet druk om willen maken. Ik kan goed samenwerken, maar sta zeker ook zelfstandig mijn 'mannetje'. Ik reageer snel in ad-hoc situaties en schakel snel tussen werkzaamheden zonder het overzicht te verliezen, waarbij ik resultaatgericht en bedrijfszeker handel. Betrokkenheid bij de werkzaamheden is belangrijk, notuleren en verslaglegging zijn daarom ook geen probleem voor mij. Technologische ontwikkelingen maken het secretaressevak alleen maar interessanter, het is een kwestie van praktijkervaring en life-long learning. Ik vind het belangrijk om mijzelf te blijven ontwikkelen.

Mijn competenties zijn: accuraat, anticiperen, besluitvaardig, betrokken, collegiaal, flexibel, geconcentreerd, integer, klantgericht, organiseren, prioriteiten stellen, proactief, stressbestendig, zelfstandig- en samenwerken.

OPLEIDINGEN

2011 - 2012 : Engels voor gevorderden

2007 - 2008 : Cursus (basiskennis) boekhouden

2000 - 2001 : Public Relations en Voorlichting (Nima pr-A)

1997 : Word / Excel / PowerPoint

1995 -1996 : Managementassistent

1992 -1993 : Nederlandse handelscorrespondentie


WERKERVARING

Werkgever : Florence, woonzorgcentrum Houthaghe
Functie : directiesecretaresse / PA
Periode : september 2012 – april 2014

Werkzaamheden:
Ondersteunen van de Wijkmanager en MT-leden: beheren agenda’s, afspraken regelen, beoordelen prioriteiten en urgentie en voldoende ruimte houden voor niet geagendeerde werkzaamheden. Ontvangen van bezoekers en behandelen van het inkomende telefoonverkeer. Dagelijks de post doornemen en uitvoeren van daaruit voortvloeiende opdrachten, inclusief uitgaande correspondentie. Waar mogelijk zelfstandig zaken afhandelen. Voorbereiden van vergaderingen, notuleren en opstellen van actie- en besluitenlijsten en zorg dragen voor tijdige afwerking. Verrichten van alle voorkomende tekstverwerking en het beheren van bestanden. Factureren. Bewaken van de huisstijl, adviseren over taalgebruik en vormgeving van publicaties. Opstellen nieuwsbrieven. Verrichten van beheersmatige taken, zoals archief- en documentatiebeheer. Het zorgvuldig invoeren van cliëntgegevens in Caress. Cliënten te woord staan en (kleine) klachten/problemen oplossen. Nieuwe relevante documentatie invoeren op de intra- en internetsite.

Werkgever : ICTU
Functie : directiesecretaresse / projectondersteuner
Periode : oktober 2011 tot medio april 2012

Werkzaamheden:
In deze complexe en veranderende organisatie werkte ik fulltime, waarvan ik 24 uur als PA voor een directielid heb gewerkt. Zijn complexe agendabeheer en e-mailverkeer namen hierbij een groot deel van de tijd in beslag en veel ad hoc zaken. Organiseren van interne - en externe vergaderingen en telefoonconferences. Invullen declaraties en bijhouden dienstreizen- en werktijdenroosters.
De overige 16 uur heb ik als algemene ondersteuning gewerkt voor de projectmanager, projectleiders en projectsecretaris voor het maken van afspraken en verzorgen van vergaderruimte en catering. Verzamelen en verspreiden van vergaderstukken, notuleren en bewaken actiepunten. Behandeling inkomende e-mails en zonodig zelfstandig beantwoorden. Behandeling inkomende post, bijhouden deadline voor beantwoording, redigeren uitgaande post en zonodig opstellen/aanvullen standaardbrieven. Bewaken van planningen en taken, controleren facturen. Scannen en archiveren overeenkomsten. Relatiebeheer, mergemail e.d.. Personeelszaken o.a. opstellen indienst- en uitdiensttredingsformulieren, vakantieplanning, ziek- en betermeldingen, lief en leed zaken. Ondersteuning bij het organiseren van grote (externe) evenementen / symposia.

Werkgever : Ministerie van Economie, Landbouw en Innovatie,
Directie Innovatie en Kennis, Topsectoren
Functie : management assistent
Periode : augustus 2010 tot oktober 2011

Werkzaamheden
Agendabeheer MT-lid, het maken van afspraken, behandelen inkomende e-mails en zonodig zelfstandig beantwoorden. Beleggen van vergaderingen en boeken van vergaderruimte, hotel en restaurant. Verzamelen en verspreiden vergaderstukken, notuleren, verslaglegging en bewaken actiepunten. Behandeling inkomende- en uitgaande correspondentie (meest digitaal). Verder het ondersteunen van de medewerkers voor de diverse projecten. Verzamelen gegevens van de onderzoeken en archiveren. Relatiebeheer, mergemail verzenden en archiveren. Verzamelen en verwerken gegevens t.b.v. voortgangsrapportages. Plannen en voorbereiden van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Handhaven van de continuïteit van de telefoonbeantwoording, ziekmeldingen doorgeven en vervangen van collegasecretaresses. Organiseren van meerdaagse meetings voor (buitenlandse) deelnemers, tevens als gastvrouw optreden tijdens deze dagen. Het maken van presentaties in Powerpoint.

Werkgever : Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,
Directie FEZ
Functie : secretaresse
Periode : juni 2009 tot augustus 2010


Werkzaamheden:
Agendabeheer MT-lid, behandeling inkomende e-mails, afspraken maken,vergaderingen beleggen, notuleren, verzamelen en verzenden van vergaderstukken, bewaken van actiepunten, boeken van externe vergaderlocaties, bezoekers ontvangen. Postbehandeling (inboeken in digitaal archiveringssysteem en doorsturen naar de juiste medewerker / afdeling), verzorgen nota’s/brieven Minister en Staatssecretaris, e-mail behandelen, archiveren werkdossiers, gegevens verwerken in tabellen (Excel). Plannen en voorbereiden van functionering-/beoordelingsgesprekken. Continuïteit telefoonbeantwoording handhaven, ziekmeldingen, verzorgen van kantoorartikelen en vervangen collega secretaresses en management assistent van directeur.

Werkgever : AstraZeneca, medical support
Functie : administrative assistant
Periode : april 2008 tot april 2009

Werkzaamheden:
Redigeren van Nederlandse – en Engelse correspondentie en opstellen in huisstijl.
Samenvoegbestanden maken t.b.v. verzenden van correspondentie aan ziekenhuizen en
huisartsen. Verwerken gegevens van medicijnstudies, redigeren en verbeteren van
zgn. ‘endpoints’ en deze via scan verzenden (i.v.m.deadline) en bij terugzending verwerken.
Archiveren en filen van documenten voor medicijnstudies. Controleren, scannen, kopiëren,
bewerken en doorsturen van documenten voor diverse studies. Uitgaande - en inkomende
medicatie invoeren (cijfermatig) en controleren.

Werkgever : Adviesbureau Fundus
Functie : directiesecretaresse
Periode : november 2007 tot april 2008 (i.v.m. zwangerschapsverlof)

Werkzaamheden:
Spin in het web voor het regelen van de (externe) verhuizing. Verdere werkzaamheden zoals
postbehandeling (inschrijven en bewaken), zelfstandig opstellen van eenvoudige correspondentie, redigeren brieven en opstellen in huisstijl, telefoonbeantwoording, kopiëren, notuleren, archiveren, factureren, lunches, koffie en thee verzorgen, ziekmeldingen, bestellen kantoorartikelen, afspraken maken en vergaderingen voorbereiden.

Werkgever : Uitzendbureau (diverse bedrijven)
Functie : administratieve - en secretariële werkzaamheden
Periode : januari 2007 tot november 2007

Werkgever : Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties
Functie : secretaresse afd. Grote Steden Beleid (GSB)
Periode : juni 2006 t/m december 2006

Werkzaamheden:
Afspraken maken, vergaderingen beleggen, vergaderstukken verzamelen en versturen, zalen reserveren, bezoekers ontvangen, postbehandeling (prioriteiten stellen en doorsturen naar de juiste medewerker) en bewaken van actiepunten, kopiëren, continuïteit telefoonbeantwoording handhaven, verwerken van ziekmeldingen, verzorgen van dienstreizen, tevens secretaresse van de plv. directeur GSB en vervangen bij verlof of ziekte van de secretaresse van directeur GSIB.

Werkgever : Adviesbureau Fundus via uitzendbureau Vedior
Functie : directiesecretaresse
Periode : februari 2006 tot juni 2006
(tijdelijke functie i.v.m. zwangerschapsverlof)

Werkgever : Rijkswaterstaat Bouwdienst, afd. Installatietechniek (DI)
Functie : afdelings- c.q. projectsecretaresse
Periode : juni 1998 tot en met december 2005 (reorganisatie)

Werkgever : Ministerie van Verkeer en Waterstaat, directie Goederenvervoer
(algemeen beleid)
Functie : directiesecretaresse
Periode : juni 1996 tot juni 1998 (reorganisatie)

Werkgever : Ministerie van Verkeer en Waterstaat, directie Goederenvervoer
(Internationaal Beleid)
Functie : afdelingssecretaresse
Periode : januari 1993 tot juni 1996


Talen Schriftelijk Mondeling
Nederlands Uitstekend Uitstekend
Engels Goed Goed
Duits Redelijk Goed
Frans Matig Matig

Computerkennis: Windows XP, Windows 8.1, Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) en diverse bedrijfssystemen. Niets is mij teveel om bij te leren, ik blijf graag op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen.

Rijbewijs: B

Hobby’s:
Voor zover interessant wat betreft mijn persoonlijk leven:
naast het trainen met Sportief Wandelgroep Zoetermeer voor de Vierdaagse van Nijmegen doe ik ook aan Nordic Walking, fitness en zwemmen. Binnenshuis zijn mijn hobbies tekenen en schilderen, knutselen, lezen, oplossen van *****kruiswoordpuzzels en Sudoku.